Een begroting vertelt je bestuur wat je het komende jaar verwacht binnen te krijgen en uit te geven. Doe je dat goed, dan hoef je niet halverwege het jaar verrast te worden door een tegenvaller. Doe je dat te optimistisch, dan kom je geld tekort. De kunst is een begroting die realistisch is én ruimte laat voor de plannen die je wilt waarmaken.
Begin bij je inkomsten — en wees voorzichtig
Zet eerst op een rij waar je geld vandaan komt: contributies, giften, collectes, subsidies, opbrengsten uit activiteiten. Baseer je verwachting op de werkelijke cijfers van de afgelopen jaren, niet op het beste jaar ooit. Voor onzekere inkomsten, zoals eenmalige giften of een subsidie die nog niet is toegekend, geldt: liever te laag inschatten dan te hoog. Een meevaller is altijd prettiger dan een tegenvaller.
Breng je vaste lasten volledig in beeld
Vaste lasten zijn het makkelijkst te vergeten en het lastigst te beïnvloeden. Denk aan huur, verzekeringen, energie, abonnementen, bankkosten en onderhoud. Loop je bankafschriften van vorig jaar door en vink elke terugkerende post af. Vergeet de kosten niet die maar één keer per jaar langskomen, zoals een jaarlijkse verzekeringspremie of de kosten van de ledenadministratie.
Een goede vuistregel: als je je vaste lasten niet binnen vijf minuten kunt opnoemen, mis je er waarschijnlijk een paar. Je administratie van vorig jaar is je beste geheugensteun.
Plan je variabele kosten en projecten
Naast de vaste lasten zijn er de kosten die meebewegen met je activiteiten: materiaal, een evenement, een project waar je dit jaar mee aan de slag wilt. Koppel die zo veel mogelijk aan concrete plannen, zodat het bestuur ziet waarvoor het geld bedoeld is. Heb je geoormerkte fondsen voor een specifiek doel? Houd die apart in je begroting.
Reserveer voor later
Een gezonde organisatie houdt een buffer aan voor onverwachte uitgaven en voor grote vervangingen in de toekomst — een nieuw dak, een vervanging van apparatuur, een onverwachte tegenvaller. Neem een reservering op in je begroting, ook al lijkt het saldo gezond. Dit voorkomt dat een eenmalige klap je organisatie in de problemen brengt.
Sluit en bespreek
Tel je inkomsten en uitgaven op en kijk naar het resultaat. Komt er een tekort uit? Dan is dat geen ramp, zolang je bewust kiest om reserves in te zetten. Komt er een groot overschot uit, leg dan uit wat je daarmee van plan bent. Presenteer de begroting helder aan je bestuur of ledenvergadering, zodat iedereen weet waar het naartoe gaat.
Hoe Penningwijs hierbij helpt
In Penningwijs zet je je begroting naast je werkelijke cijfers, het hele jaar door. Je ziet per categorie meteen of je voor- of achterloopt op de planning, zonder dat je een spreadsheet hoeft bij te werken. Zo wordt je begroting een stuurmiddel in plaats van een document dat na januari in de la verdwijnt.
Verder lezen
Wil je het saldo van geoormerkte projecten goed scheiden? Lees geoormerkte fondsen: zo houd je ze gescheiden. Of bekijk hoe je de begroting gebruikt bij de jaarlijkse kascontrole.
