Geoormerkte fondsen: zo houd je ze gescheiden

Stel: een donateur geeft 5.000 euro voor de renovatie van het dak. Of een actie levert geld op dat bestemd is voor een waterproject in het buitenland. Dat geld is geoormerkt: het mag alleen worden besteed aan het doel waarvoor het is gegeven. Het apart bijhouden van zulke fondsen is een van de belangrijkste taken van een penningmeester — en een veelvoorkomende valkuil.

Wat zijn geoormerkte fondsen?

Geoormerkt geld is geld waaraan de gever een bestemming heeft gekoppeld. In de jaarrekening komt dit terug als een bestemmingsfonds (de gever bepaalde het doel) of een bestemmingsreserve (het bestuur reserveerde zelf voor een doel). Het verschil zit in wie de bestemming bepaalt, maar in beide gevallen geldt: dit geld is niet vrij besteedbaar.

Waarom je het strikt gescheiden houdt

Er zijn drie goede redenen om geoormerkt geld nooit op één hoop te gooien met je vrij besteedbare middelen:

• Vertrouwen. Donateurs willen zien dat hun gift naar het beloofde doel ging. Een aparte verantwoording is je bewijs.
• Verplichting. Geoormerkt geld besteden aan iets anders kan juridisch en fiscaal problemen geven, zeker bij ANBI's.
• Overzicht. Je wilt op elk moment weten hoeveel er nog in een potje zit, zonder te hoeven rekenen.

Een vrij saldo op de bank zegt weinig als een deel daarvan al beloofd is aan een project. Pas als je het geoormerkte deel eraf trekt, weet je wat je écht vrij kunt besteden.

Hoe je het overzichtelijk doet

Je hoeft geen aparte bankrekening per project te openen (al mag dat). Belangrijker is dat je in je administratie elke inkomst en uitgave koppelt aan het juiste project of fonds. Zo bouw je per doel een saldo op: wat is binnengekomen, wat is uitgegeven, en wat staat er nog open. Aan het eind van het jaar rolt daar je verantwoording per fonds vanzelf uit.

Veelgemaakte fouten

• Geoormerkte inkomsten boeken als gewone gift, zonder projectkoppeling;
• Kosten van een project uit de algemene pot betalen en vergeten te verrekenen;
• Aan het eind van het jaar niet kunnen aantonen hoeveel er per doel resteert;
• Een fonds dat is afgerond niet afsluiten, waardoor oude potjes blijven rondslingeren.

Hoe Penningwijs hierbij helpt

In Penningwijs koppel je transacties aan een kostenplaats of project, zodat elk geoormerkt fonds zijn eigen saldo bijhoudt. Je ziet in één oogopslag hoeveel er per doel binnen is gekomen en is besteed, en hoeveel er nog beschikbaar is. Je verantwoording per fonds staat daardoor altijd klaar — geen losse spreadsheets meer.